Estados Financieros Presupuestados y Análisis de la Información.
Podemos decir que los estados financieros presupuestados y el análisis de la información, presenta una forma crítica de ver a los estados financieros, ya que tradicionalmente se considera que para realizar un adecuado análisis de la empresa, se debe recurrir a el Estado de Posición Financiera y a el Estado de Resultados, sin embargo consideramos que no necesariamente estos son los estados que se deben utilizar para el Control de Gestión, sino que se debe recurrir a Estados Financieros como el Estado de Origen y Aplicación de Recursos y Flujo de Efectivo. Además se presenta una forma de diferenciar los Estados Financieros Presupuestados y los Estados Financieros Pro Forma.
A continuación veremos mejor estos puntos.
Los estados financieros son el
resultado del sistema de contabilidad de una entidad. Se presentan estados de resultados de tres
sectores diferentes de la economía – servicios, comercialización y producción.
Los
estados financieros pueden dividirse en dos grupos, como sigue:
a) Los que contienen operaciones reales y que muestran además hechos posteriores a la fecha en que están
cortadas las cifras de los estados financieros. Puede decirse que este grupo
considera operaciones consumadas. Para referirse a estos estados debe usarse el
término proforma.
b) Los que pretenden mostrar los
resultados y la situación financiera
basada en proyectos o fenómenos que se suponen se realicen como planes o
proyectos futuros, o simplemente la proyección
de las tendencias observadas. Para estos casos se recomienda el uso genérico
del término proyecciones o presupuestadas.
El objeto de un estado financiero es
proporcionar información sobre las operaciones realizadas. El objeto de los
estados financieros pro forma es mostrar retroactivamente la situación
financiera que se hubiese tenido al incluirse hechos posteriores que se han
realizado en los resultados reales. El
objeto de las proyecciones de estados financieros es mostrar anticipadamente la
repercusión que tendrá la situación financiera y el resultado de las
operaciones futuras de la empresa al incluir operaciones que no se han
realizado. Es una herramienta muy importante para la toma de decisiones de la empresa cuando pretenda llevar a cabo
operaciones sujetas a planeación que motiven un cambio importante en la estructura
financiera.
Los estados financieros deberán señalar
claramente si son estados proforma o proyecciones, según se clasifican estos
estados al principio de la sección. La forma es muy variada debido a los
diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados
reales o históricos, mostrando tres
columnas. La primera, con saldos reales o históricos, la segunda, con ajustes o
cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con los
saldos proforma o proyecciones futuras.
La planeación financiera es una parte
importante de las operaciones de la empresa, porque proporciona esquemas para
guiar, coordinar y controlar las actividades de ésta con el propósito de lograr
sus objetivos. Dos aspectos fundamentales
del proceso de planeación financiera son la planeación del efectivo y la
planeación de las utilidades. La primera implica la preparación del presupuesto
de efectivo de la empresa y la segunda entraña la preparación de estados
financieros presupuestados. El proceso de planeación financiera comienza con
planes financieros a largo plazo, o estratégicos, que a su vez conducen a la
formulación de planes y presupuestos a
corto plazo u operativos. Por lo general, los planes y presupuestos a corto
plazo cumplen los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa.
Los planes financieros a largo plazo (estratégicos) determinan las acciones financieras
planeadas de una empresa y su impacto pronosticado, durante periodos que varían
de dos a diez años o de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Los planes financieros a corto plazo (operativos) especifican las acciones financieras a
corto plazo y su impacto pronosticado.
Estos planes abarcan a menudo un periodo de un año a dos años de acuerdo
a las necesidades de la empresa. La información necesaria fundamental incluye
el pronóstico de ventas y diversas formas de datos operativos y financieros. La
información final comprende varios presupuestos operativos, el presupuesto de
efectivo y estados financieros presupuestados.
La planeación financiera a corto
plazo comienza con el pronóstico de
ventas. A partir de éste, se preparan los planes de producción, que toman en
cuenta los plazos de entrega (preparación) e incluyen los cálculos de los tipos
y las cantidades de materias primas que se requieren. Se puede calcular los
requerimientos de mano de obra directa, los gastos indirectos de fabricación y
los gastos operativos. Una vez realizados estos cálculos, se prepara el estado
de resultados presupuestado y el presupuesto efectivo de la empresa. Con la
información necesaria se elabora finalmente el balance general presupuestado.
El proceso de planeación de utilidades
se centra en la preparación de estados presupuestados, que son estados
financieros (estados de resultados y estado de posición financiera) proyectados
o pronosticados. La preparación de estos estados requiere una combinación
cuidadosa de varios procedimientos para considerar los ingresos, los costos,
los gastos, los activos, los pasivos y el capital contable que resultan del
nivel pronosticado de las operaciones de la empresa. Los más populares rebasan
en la creencia que las relaciones financieras, reflejadas en los estados
financieros pasados de la empresa, no cambiarán en el periodo siguiente.
Se requieren dos datos iniciales para
preparar los estados presupuestados con
los métodos simplificados:
1) los estados financieros del año anterior
2) y
el pronóstico de ventas del año siguiente.
La información necesaria para elaborar los estados presupuestados es el
pronóstico de ventas. Este pronóstico se basa en datos internos y externos. Los
precios de venta por unidad de los productos reflejan un aumento. Estos
aumentos son necesarios para cubrirlos incrementos pronosticados de los costos
de la mano de obra, las materias primas, los gastos indirectos y los gastos
operativos.
El resultado financiero se entenderá como lo que calcula la contabilidad
financiera que es un beneficio que se obtiene aplicando los principios de
contabilidad generalmente aceptados respecto a la valoración de inventarios, el cómputo de las corrientes
de ingresos y gastos, las provisiones de cobertura de pérdidas por riesgos y depreciación, etc., y que
constituye la base del cálculo de la rentabilidad de los capitales de los propietarios de la empresa, los
cuales, si se encuentran representados por acciones con cotización en bolsa, darán a sus accionistas un índice
de mantenimiento, de aumento o de disminución de su valor. Los gerentes que
actúan en nombre de los propietarios tienen por objetivo maximizar el valor de
las acciones, para lo cual tendrán que atender al mantenimiento y la variación
de la riqueza del accionista y a la relación entre esta variación y el movimiento de disponibilidades monetarias.
El resultado de gestión es aquel que se
calcula en la contabilidad de gestión que no está sujeta a normas fiscales ni
principios generalmente aceptados, siendo el que obtiene u obtendría la empresa
aplicando estrictamente los principios y criterios económicos de gestión que
llevarían a maximizar el resultado de la empresa, o el resultado
correspondiente a los propietarios de la empresa, considerando éste como el
aumento de la riqueza. El beneficio repartible para los diversos agentes que participarán en la generación del
resultado debería ser siempre, desde ésta óptica, la cantidad de renta de la
empresa que puede ser retirada sin menoscabar su capacidad operativa futura,
teniendo en cuenta el efecto de la inflación.
El resultado económico de la empresa es
aquel que se obtiene deduciendo de los ingresos el costo de oportunidad de
todos los factores, incluyendo el costo de oportunidad de los capitales
propios, surgiendo así un verdadero concepto de resultado de la empresa y un beneficio residual del empresario, que
coincide plenamente con el concepto económico del beneficio como renta
residual.
Presupuestos periódicos:
Presupuestos de Operación. El
pronóstico de los resultados anuales de
operación o, que representa un plan de acción de carácter cuantitativo para una
organización.
Presupuestos continuos. El presupuesto
perpetuo de doce meses, en el cual los datos ya expirados, relacionados con un
mes o trimestre de operaciones, son eliminados y sustituidos por proyecciones
para un periodo equivalente.
Flujo de datos presupuestados, La
organización e implementación de presupuestos de operación departamentales y
funcionales hasta su integración en estados financieros proyectados.
Presupuesto maestro. El conjunto
integrado de presupuestos de operación departamentales o funcionales, así como
de estados financieros proyectados para una compañía en conjunto.
La elaboración de presupuestos de
operación implica la conversión de las metas de ventas y producción en
estimaciones de costos, e ingresos realistas, la proyección de la utilidad neta
( suponiendo que los planes se alcancen) y la integración de todas las
transacciones propuestas en un estado de posición financiera proyectado para la
empresa. Cada una de las facetas del proceso es analizada en la elaboración del
presupuesto maestro. Un presupuesto representa
un plan de acción financiero o la expresión cuantitativa de las
actividades planeadas. Para poder elaborar con éxito un presupuesto se utilizan
muchas herramientas de contabilidad de costos, incluyendo el análisis de
Costo-Volumen-Utilidad, en los métodos de acumulación de costos, los costos
estándar, los presupuestos flexibles y la contabilidad por áreas de
responsabilidad. También se incluyen dentro del presupuesto maestro tanto los
presupuestos de efectivo como los presupuestos de capital; un presupuesto
continuo es un presupuesto maestro continuo de doce meses que constantemente se
está actualizando.
El presupuesto maestro final habrá de constar de lo
siguiente:
1. Los presupuestos de operación
detallados, dentro de los cuales se incluyen el presupuesto de ventas, el
presupuesto de producción, el presupuesto de gastos de venta y administración,
y el presupuesto de inversiones a largo plazo, a veces llamado presupuesto de
capital.
2. El plan de utilidades, que incluye un
presupuesto de Costo de Ventas y un estado de resultados proyectado.
3. El pronóstico de la posición
financiera, el cual se describe como un presupuesto de efectivo y un estado de
posición financiera proyectado.
La implementación de un sistema efectivo
de presupuestos constituye la clave del éxito de una empresa. Si no se tiene un
sistema de presupuestos debidamente coordinado, la administración tendrá una
idea muy vaga al respecto a dónde quiere llegar la compañía, financieramente
hablando. Dentro de la información proporcionada a través del proceso
presupuestal se incluyen: las
necesidades mentales de efectivo, los requerimientos de materias primas, las
temporadas de plena ocupación de la fuerza de trabajo y las fechas en que se
efectuarán las inversiones de bienes de
capital. Al finalizar el periodo contable, los presupuestos ayudarán a
determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de la compañía. Se llevan a
cabo comparaciones entre los resultados de operación reales con los resultados
proyectados o presupuestados, para determinar los motivos por los cuales no se
alcanzaron las expectativas de utilidades y demás operaciones que generan
estas.
El proceso de control presupuestal
consiste en la elaboración de los presupuestos de operación y su utilización
para evaluar la actuación real. Se requiere un conjunto de presupuestos de
operación debidamente coordinados para que el proceso de control presupuestal
funcione de manera apropiada.
La elaboración de un presupuesto de
operación se basa en los pronósticos de los costos e ingresos de un periodo
contable futuro, el cual generalmente es de un año ó de acuerdo a las
necesidades de la empresa, el comportamiento de los costos, los métodos de
acumulación de costos, el análisis de Costo-Volumen-Utilidad, el presupuesto
flexible, el enfoque de contribución marginal, los costos estándar y la
contabilidad por áreas de responsabilidad se conjugan para desarrollar un
presupuesto de operación de todas estas áreas que juegan un papel muy
importante en la estructuración, cálculo y comunicación de los datos
presupuestados.
Las partidas concretas de costos
incluyen la materia prima, la mano de obra, los gastos de fabricación, los
gastos de operación y las proyecciones de inversiones de capital, las cuales
proporcionan la información básica requerida para elaborar un presupuesto de
operación. Los patrones específicos de comportamiento de costos determinan cada uno de los factores
de costos. Los análisis de Costo-Volumen-Utilidad, examinan los planes
alternativos de utilidades para el periodo. Los métodos de acumulación de
costos determinan la valuación de los
inventarios y el costo de ventas proyectado. El costeo directo y el enfoque de
contribución marginal se utilizan para medir la rentabilidad esperada de cada
división, departamento o línea de producto. Los presupuestos flexibles sirven
para la elaboración de presupuestos de gastos de fabricación para los
departamentos productivos y para estimar los gastos estimados de venta y
administración. Los costos estándar habrán de ser utilizados a través de todo
el proceso presupuestal para las proyecciones de materiales, mano de obra y
gastos de fabricación. La contabilidad por áreas de responsabilidad garantiza
que la información de costos sea comunicada a través de toda la organización,
de manera ordenada, con una combinación
apropiada de estas herramientas de costos, el director de presupuestos
podrá elaborar un conocimiento apropiado de presupuestos de operación. Si los
planes de operación se basan en pronósticos de ventas lo suficientemente
precisos, las proyecciones resultantes respecto a costos también serán
razonablemente correctas.
Un presupuesto es un plan de acción
financiero o una expresión cuantitativa de las actividades planeadas. Los presupuestos
presentan los detalles de los planes de operación de la administración en
unidades monetarias, de tal manera que los resultados puedan ser proyectadas en
estados financieros presupuestados.
Presupuesto de Efectivo. El presupuesto
de efectivo es pronóstico de las entradas y salidas de efectivo para un periodo
de tiempo dado. Resuma los efectos en caja de las transacciones planeadas
dentro de las otras fases de presupuesto
maestro.
Presupuesto de Capital. El presupuesto
de capital incluye todos los proyectos de inversión, así como los proyectos ya
aprobados.
A continuación veremos mejor estos puntos.
Los estados financieros deberán señalar claramente si son estados proforma o proyecciones, según se clasifican estos estados al principio de la sección. La forma es muy variada debido a los diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados reales o históricos, mostrando tres columnas. La primera, con saldos reales o históricos, la segunda, con ajustes o cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con los saldos proforma o proyecciones futuras.
Presupuestos periódicos:
- Castañerda Álvarez Salvador
- Rodríguez Gamiño Marlem
- Torres Padilla Jessica
- Vázquez Rodríguez José de Jesús
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